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Confidentialité
Dernière mise à jour : septembre 2023
La protection de vos renseignements personnels est importante pour nous!
À Aviso, nous comprenons l’importance de vos renseignements personnels et nous nous engageons à protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements qui nous sont confiés. Notre Politique de protection des renseignements personnels s’inscrit dans un programme complet qui comprend des activités continues de formation et de sensibilisation des employés et des représentants en matière de protection des renseignements personnels et la promotion d’une culture de conformité en matière de protection des renseignements personnels au sein d’Aviso. Les politiques et les pratiques que nous avons mises en place respectent les normes établies dans les lois applicables. Aviso a désigné un chef de la protection des renseignements personnels qui est responsable du maintien et de la mise en œuvre de notre Programme de protection des renseignements personnels, y compris la présente Politique de protection des renseignements personnels. Notre chef de la protection des renseignements personnels est responsable de la conformité aux principes décrits dans la présente Politique de protection des renseignements personnels, ainsi que de la conception et de la surveillance de notre Programme de protection des renseignements personnels en général. Entre autres choses, nous avons établi des procédures pour protéger les renseignements personnels, répondre aux plaintes et aux demandes de renseignements, fournir une formation continue aux employés et veiller à ce que les clients et les autres personnes qui communiquent avec nous ou qui visitent notre site Web puissent accéder à nos politiques.
Interprétation et application
Dans la présente Politique de protection des renseignements personnels :
- « Aviso » ou « nous » désigne Patrimoine Aviso inc. et chacune de ses filiales, y compris Financière Aviso inc., Placements NordOuest & Éthiques S.E.C., Services d’assurance Credential inc., Assurances Aviso inc. et toute autre entité qui pourrait faire partie d’Aviso;
- « Renseignements personnels » comprend les renseignements qui permettent de vous identifier ou qui peuvent servir à vous identifier. Voici quelques exemples de renseignements personnels : prénom et nom, adresse postale, numéro de téléphone, adresse courriel, renseignements sur la santé, date de naissance, numéro d’assurance sociale (NAS), pièces d’identité délivrées par le gouvernement, antécédents de crédit, renseignements sur les antécédents professionnels ou les études, historique des opérations, actif, revenu et passif.
- « Organisation de référence » désigne la coopérative d’épargne et de crédit, la caisse populaire, le gestionnaire de portefeuille ou une autre organisation financière avec laquelle vous avez une relation ou qui vous a recommandé et avec laquelle nous pouvons collaborer pour offrir des produits et des services.
La présente Politique de protection des renseignements personnels vise à expliquer la façon dont nous traitons vos renseignements personnels.
Renseignements : : la présente Politique de protection des renseignements personnels s’applique aux renseignements personnels, tels qu’ils sont définis ci-dessus. Ceux-ci comprennent les renseignements que vous nous avez fournis ou que nous recueillons auprès d’autres sources. Les renseignements personnels peuvent être factuels ou subjectifs et consignés ou non.
Services et réseaux : La présente Politique de protection des renseignements personnels s’applique à tous les clients d’Aviso pour tous les produits et services offerts par Aviso et pour tous les réseaux par lesquels nous offrons ces produits et services, y compris les interactions en personne, les conversations téléphoniques et l’interface en ligne.
Territoire et réglementation : La présente Politique de protection des renseignements personnels s’applique à nos activités au Canada. Les pratiques décrites dans la présente Politique de protection des renseignements personnels sont assujetties aux lois fédérales et provinciales canadiennes en matière de protection des renseignements personnels applicables dans les territoires où nous exerçons nos activités.
Aucune personne n’ayant pas atteint l’âge de la majorité : Nous ne sollicitons pas sciemment des personnes n’ayant pas atteint l’âge de la majorité dans leur territoire (les « mineurs »), et nos services ne sont pas destinés à ces personnes. Les mineurs ne doivent pas nous fournir leurs renseignements personnels, sauf avec la permission et sous la supervision de leurs parents ou tuteurs. Si un parent ou un tuteur apprend que son enfant mineur nous a fourni des renseignements, le parent ou le tuteur doit communiquer avec nous, comme il est indiqué à la rubrique « Procédure de traitement des préoccupations en matière de confidentialité » ci-dessous.
Principes de protection des renseignements personnels
Aviso respecte dix principes équitables de protection des renseignements personnels qui énoncent les règles relatives à la collecte, à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels, ainsi que celles relatives à l’accès aux renseignements personnels et à leur correction.
Au cœur de notre engagement envers nos clients se trouvent les principes suivants concernant la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels :
Responsabilité – Nous sommes responsables de la protection des renseignements personnels qui sont sous notre contrôle ou qui sont transférés à des tiers pour traitement en notre nom. Notre chef de la protection des renseignements personnels est responsable d’assurer notre conformité aux principes décrits dans la présente Politique de protection des renseignements personnels.
Détermination des objectifs – Les objectifs de la collecte des renseignements personnels seront déterminés et expliqués avant ou pendant la collecte.
Consentement – Nous obtiendrons un consentement éclairé avant de recueillir, d’utiliser et de divulguer des renseignements personnels, à moins d’autorisation ou d’exigence contraire de la loi.
Collecte limitée – Les renseignements personnels seront recueillis par des moyens justes et légaux, et nous ne recueillerons que les renseignements nécessaires aux fins précises indiquées à nos clients.
Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation – Nous n’utiliserons et ne divulguerons des renseignements personnels qu’aux fins que nous avons indiquées à nos clients, à moins d’autorisation ou d’exigence contraire de la loi. Nous ne conservons les renseignements personnels que tant qu’il est raisonnablement nécessaire de le faire aux fins indiquées.
Exactitude – Nous veillons à ce que les renseignements personnels soient aussi exacts, complets et à jour que possible, conformément aux objectifs pour lesquels ils sont utilisés.
Mesures de protection – Nous protégeons les renseignements personnels au moyen de mesures de protection et de sécurité appropriées selon la sensibilité des renseignements.
Ouverture – Dans un délai raisonnable après la réception d’une demande, nous fournirons des renseignements précis et faciles à comprendre sur nos politiques et procédures de gestion des renseignements personnels.
Accès – Nos clients ont le droit d’examiner les renseignements personnels que nous détenons à leur sujet, à moins que la loi nous oblige à refuser l’accès ou nous autorise à le refuser. Nous encourageons nos clients à vérifier l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements et à nous informer de toute correction nécessaire.
Contestation de notre conformité – Si une personne a des préoccupations au sujet de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation de ses renseignements personnels, elle peut demander à notre chef de la protection des renseignements personnels d’enquêter sur la question et d’y répondre dans un délai raisonnable.
Collecte de vos renseignements personnels
Avec votre consentement, nous recueillons et utilisons des renseignements personnels pour établir et gérer notre relation avec vous, pour vous fournir des produits et des services et pour nous conformer aux exigences légales et réglementaires. Nous ne recueillerons vos renseignements personnels que de manière juste et légale. Nous obtenons des renseignements personnels principalement en vous demandant directement de nous les fournir. Nous pouvons également recueillir vos renseignements personnels auprès d’autres sources, notamment votre organisation de référence, d’autres institutions financières, des agences d’évaluation du crédit et d’autres tiers. Dans chacun des cas, la collecte n’a lieu qu’après avoir obtenu votre consentement ou dans la mesure permise par la loi.
La décision de nous fournir vos renseignements personnels vous appartient. Toutefois, notre capacité à vous fournir certains produits et services pourrait être limitée si vous refusez de nous fournir les renseignements nécessaires.
Renseignements que nous recueillons et utilisation que nous en faisons
Nous recueillons des renseignements personnels aux fins suivantes. Chaque fin exige des types précis de renseignements qui sont décrits ci-dessous :
Identification et vérification obligatoire : Nous sommes tenus de recueillir certains renseignements à des fins d’identification. Ceux-ci comprennent le nom, l’adresse, l’adresse courriel, les numéros de téléphone, la date de naissance et les pièces d’identité délivrées par le gouvernement.
Identification et vérification facultative : Avec votre consentement exprès, nous recueillons certains renseignements d’identification facultatifs pour améliorer l’expérience client et prévenir la fraude. Ceux-ci comprennent les renseignements biométriques comme une empreinte digitale, une empreinte vocale ou une empreinte faciale.
Déclaration de revenus : Nous sommes tenus de recueillir certains renseignements aux fins des déclarations fiscales, par exemple, le numéro d’assurance sociale, les renseignements sur la résidence, le statut de citoyen et l’état matrimonial.
Utilisation de votre NAS à des fins non fiscales : Avec votre consentement, nous pouvons également utiliser votre numéro d’assurance sociale (NAS) comme identifiant unique dans les situations où il est nécessaire de tenir vos renseignements personnels à l’écart de ceux d’autres clients ou personnes ayant un nom semblable, aux fins de l’appariement interne de vos dossiers personnels avec les dossiers reçus de la part de tiers autorisés et pour contribuer au maintien de l’exactitude de vos renseignements personnels.
Évaluation et surveillance du crédit : Avec votre consentement, nous recueillons des renseignements sur votre solvabilité auprès d’agences d’évaluation du crédit.
Communications : Nous recueillons vos coordonnées et nous les utilisons pour communiquer avec vous par téléphone, par télécopieur, par courrier, par courriel, par messagerie texte ou par un autre moyen électronique.
Évaluation financière : Nous avons besoin de certains renseignements pour mieux comprendre votre situation financière et vos besoins en matière de placement. Ceux-ci comprennent les renseignements sur les antécédents professionnels, les études, le revenu, l’actif, le passif, la solvabilité et les antécédents de paiement. Nous pouvons utiliser ces renseignements pour fournir des conseils de placement appropriés ou pour déterminer votre intérêt à l’égard d’autres produits et services que nous offrons.
Communications de marketing : Nous pouvons recueillir des renseignements comme le numéro de téléphone, le numéro de télécopieur, l’adresse et l’adresse courriel afin de pouvoir communiquer avec vous pour vous transmettre des messages commerciaux concernant les nouveaux produits et services, les offres, les événements et les promotions. Si vous ne souhaitez pas recevoir ces communications, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en cliquant sur le lien de désabonnement qui figure dans la communication. Nous pouvons également utiliser des services fournis par des plateformes de tiers (comme des sites Web de réseautage social et d’autres sites Web) pour y diffuser des publicités pertinentes pour vous et pour d’autres personnes. Nous pouvons fournir une version anonymisée de votre adresse courriel au fournisseur de la plateforme à cette fin.
Participation à des concours, à des sondages ou à des promotions : Nous pouvons recueillir votre nom, votre numéro de téléphone, votre adresse courriel et d’autres renseignements si vous participez à un concours, à un sondage ou à une promotion. Nous utiliserons ces renseignements pour gérer votre participation au concours de la façon décrite au moment de votre inscription. Si un concours ou une promotion est administré par un tiers (par exemple, un partenaire du programme de fidélisation), nous pouvons lui communiquer les renseignements qui vous ont été décrits au moment de votre participation au concours ou à la promotion.
Fourniture de produits d’assurance : Nous pouvons recueillir des renseignements personnels sur votre santé auprès de vous. Ces renseignements sont requis pour certains types de produits d’assurance que nous offrons. Ces renseignements sont requis pour certains types de produits d’assurance que nous offrons.
Gestion du compte : Nous utilisons vos renseignements personnels pour établir et gérer les comptes que vous détenez auprès de nous, déterminer votre admissibilité à certains produits et services, vous informer sur ceux-ci et vous les procurer, ainsi qu’assurer notre compréhension de vos besoins et y répondre. Nous pouvons également utiliser vos renseignements personnels comme il se doit aux fins suivantes :
Mener des audits ou y répondre : Nous recueillons et utilisons des renseignements personnels en ce qui a trait à nos exigences d’audit ou à celles de votre organisation de référence, afin de nous aider à vous protéger contre les activités illégales ou frauduleuses.
Enquêter sur les problèmes et régler les réclamations : Nous recueillons et utilisons des renseignements personnels dans le cadre des enquêtes sur les problèmes et de leur résolution, y compris la divulgation de vos renseignements aux fournisseurs de produits d’assurance, aux organismes de réglementation, aux organismes d’application de la loi, aux avocats ou à d’autres tiers concernés.
Respecter les obligations légales et réglementaires : Nous recueillons et utilisons des renseignements personnels pour nous conformer aux lois applicables, notamment les règles des organismes de réglementation des valeurs mobilières, la réglementation en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et de connaissance du client, les lois fiscales et les obligations des fiduciaires, et pour coopérer avec les autorités compétentes.
Comprendre les besoins des clients et les exigences d’affaires : Nous recueillons et utilisons des renseignements personnels pour nous aider à mieux comprendre les habitudes et les préférences des clients, faire le suivi de leurs besoins et de leurs demandes, examiner et améliorer nos produits et services et prévoir les exigences d’affaires futures. Si nous déterminons qu’il est nécessaire d’utiliser des renseignements personnels à des fins d’étude ou de recherche ou pour produire des statistiques et des analyses, nous le ferons avec votre consentement ou nous utiliserons des renseignements anonymisés.
Surveiller l’achalandage : Nous pouvons recueillir l’adresse IP de l’appareil que vous utilisez pour visiter nos sites Web. Nos sites Web comportent des témoins qui nous indiquent, de façon globale, l’utilisation de notre site Web, le nombre de personnes qui ont visité notre site Web et les pages consultées.
Autres renseignements : Au besoin, nous pouvons recueillir d’autres renseignements sur vous relativement aux produits et services demandés, comme des renseignements sur la citoyenneté ou la résidence, l’état matrimonial et des renseignements sur le conjoint, lesquels nous utilisons pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires.
Nous utilisons vos renseignements personnels exclusivement aux fins décrites dans la présente Politique de protection des renseignements personnels et pour aucune autre raison, sauf si vous y consentez expressément ou si la loi l’exige. Nous ne louons ni ne vendons vos renseignements personnels à des tiers.
Communication de vos renseignements personnels
Dans le cadre de nos activités, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à d’autres parties aux fins décrites ci-dessous.
Au sein d’Aviso et parmi nos employés
Aviso a des activités centralisées pour certaines fonctions administratives, opérationnelles, de marketing et autres. Par conséquent, nous pouvons parfois communiquer des renseignements aux sociétés qui font partie d’Aviso (les « sociétés affiliées d’Aviso »). Dans l’exercice de leurs fonctions, nos employés ou représentants autorisés de toutes les sociétés affiliées d’Aviso peuvent avoir accès à des renseignements personnels. Ils ne peuvent accéder qu’aux renseignements strictement nécessaires à l’exercice de leurs fonctions. Les employés de toutes les sociétés affiliées d’Aviso sont tenus de respecter notre Code de conduite professionnelle et d’éthique, en vertu duquel ils s’engagent à protéger la confidentialité des renseignements sur les clients et à agir conformément aux lois applicables et aux politiques et procédures d’Aviso. En ce qui concerne les clients situés dans la province de Québec, cela signifie que les sociétés affiliées d’Aviso peuvent stocker et traiter leurs renseignements à l’extérieur de la province de Québec.
Votre organisation de référence et d’autres organisations financières
Aviso travaille en étroite collaboration avec votre organisation de référence et d’autres organisations financières, qui sont des entités juridiques distinctes, afin de vous offrir une gamme de produits et de services. En nous permettant de communiquer vos renseignements personnels à ces entités, vous nous aidez à respecter notre engagement de vous offrir le meilleur service possible et à vous faire profiter de notre gamme complète de produits et de services. Avec votre consentement, ces entités peuvent communiquer avec vous à des fins de marketing, utiliser vos renseignements personnels pour vous recommander d’autres produits et services. qu’elles offrent ou qui sont offerts par Aviso et pour mieux comprendre et gérer leur relation avec vous.
Fournisseurs de services
Nous communiquons des renseignements à des fournisseurs de services tiers dont nous avons retenu les services pour traiter ou gérer les renseignements personnels. Nos fournisseurs de services offrent des services spécialisés en notre nom, comme la préparation et l’envoi de relevés, de confirmations et d’avis, le stockage sécurisé des données, le traitement d’opérations pour le compte de clients, le marketing (par téléphone ou par voie électronique), la publicité, la recherche, l’analyse ainsi que d’autres services liés à votre compte. Dans ces cas, nous ne divulguons que les renseignements précis requis aux fins de la prestation de ces services. Nos fournisseurs de services doivent s’engager à utiliser les renseignements sur les clients uniquement aux fins de la prestation des services qu’ils sont chargés de fournir et doivent accepter de mettre en place et de maintenir des mesures de protection et de sécurité appropriées.
Nous établissons des partenariats avec des fournisseurs de services de partout au Canada et à l’étranger. En ce qui concerne les clients situés dans la province de Québec, cela signifie que nos fournisseurs de services canadiens peuvent stocker et traiter leurs renseignements à l’extérieur de la province de Québec. De plus, certains de nos fournisseurs de services peuvent être situés dans des territoires autres que le Canada et peuvent stocker, traiter ou consulter vos renseignements à l’extérieur du Canada. Veuillez noter que les lois sur la protection des renseignements personnels de ces territoires peuvent différer des lois sur la protection des renseignements personnels du Québec et du Canada. Les mesures contractuelles ou autres mesures raisonnables que nous pouvons prendre pour protéger vos renseignements personnels pendant leur traitement ou leur gestion par ces fournisseurs de services sont assujetties aux exigences légales étrangères applicables, y compris à l’obligation légale de divulguer des renseignements personnels aux autorités gouvernementales et aux organismes d’application de la loi dans certaines circonstances.
Cotitulaires de compte, représentants, exécuteurs et bénéficiaires
Nous communiquons des renseignements personnels aux cotitulaires de compte ou aux représentants légaux (par exemple, un tuteur légal, un avocat ou un mandataire). Les cotitulaires de compte auront accès aux renseignements sur vos opérations et à l’historique du compte. Nous pouvons également communiquer des renseignements personnels aux représentants de votre succession ou à vos bénéficiaires (ou à ceux du cotitulaire du compte) lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour administrer la succession.
Organismes de réglementation des valeurs mobilières, organismes gouvernementaux et organismes d’application de la loi
Nous sommes tenus de communiquer vos renseignements aux autorités qui surveillent nos activités (comme l’Organisme canadien de réglementation des investissements et d’autres organismes de réglementation). Ces organismes doivent avoir accès aux renseignements personnels des clients, des employés, des mandataires, des administrateurs, des dirigeants, des partenaires et d’autres personnes à des fins réglementaires, y compris la surveillance des activités de négociation, des ventes, de la conformité financière, de l’examen et de l’audit du pupitre de négociation, des enquêtes sur les infractions réglementaires et légales potentielles, des bases de données réglementaires, des procédures d’application ou disciplinaires, de la communication de renseignements aux autorités compétentes, des marchés réglementés ainsi que des organismes d’application de la loi dans tout territoire.
Nous pourrions également être contraints de divulguer des renseignements en réponse à une demande, une procédure ou toute autre ordonnance juridiquement valide. Dans ces cas, nous prenons des mesures pour nous assurer que la demande est valide et nous ne divulguons que les renseignements nécessaires pour répondre à la demande ou à l’ordonnance. Un tribunal peut nous ordonner de divulguer des renseignements personnels à un tiers ou au tribunal, ou de préserver des renseignements personnels en attendant l’issue d’une audience judiciaire. Dans de telles circonstances, nous vérifierons la légitimité de l’ordonnance du tribunal et prendrons des mesures raisonnables pour limiter les renseignements personnels divulgués aux renseignements nécessaires pour satisfaire à l’ordonnance du tribunal. Nous pouvons également être tenus par la loi de divulguer des renseignements en lien avec le recouvrement ou le remboursement d’une dette, pour contribuer à la prévention d’une fraude ou d’une autre activité criminelle, lorsque nous obtenons un avis juridique d’un avocat ou dans une situation d’urgence qui touche la santé ou la sécurité d’une personne.
Dans les cas décrits ci-dessus, nous pourrions être tenus de communiquer vos renseignements personnels avec ou sans votre consentement. Dans certaines circonstances, il pourrait nous être interdit par la loi de vous informer que vos renseignements personnels ont été communiqués de cette façon.
Autres tiers
Si vous demandez un produit ou un service qui nécessite que nous vous accordions du crédit, nous pouvons obtenir des renseignements à votre sujet au moyen d’une vérification de votre solvabilité ou de références que vous nous avez fournies. Nous ne le ferons qu’avec votre consentement. Si vous ne donnez pas votre consentement, nous pourrions ne pas être en mesure de vous accorder du crédit.
Au fil de notre croissance, nous pouvons accroître, vendre ou réorganiser nos activités. Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels dans le cadre d’une telle opération commerciale si la loi le permet. La partie destinataire est tenue de recueillir, d’utiliser et de divulguer de tels renseignements uniquement aux fins pour lesquelles vous nous avez initialement accordé votre consentement. Cette partie doit également prendre les mesures nécessaires pour assurer la protection de la confidentialité des renseignements et détruire ceux-ci si l’opération commerciale n’est pas conclue ou si leur utilisation n’est plus nécessaire, et elle est assujettie aux lois sur la protection des renseignements personnels applicables.
Consentement et choix
Nous croyons que vous devriez avoir des options en ce qui concerne vos renseignements personnels. Nous vous donnons de l’information à cet égard et la possibilité de communiquer vos préférences : la nature et la quantité de renseignements que nous nous transmettez ainsi que nos méthodes de communication et les situations dans lesquelles nous communiquons avec vous.
Marketing, communications, concours et sondages
Pour modifier la façon dont nous communiquons avec vous, vous pouvez utiliser le lien de désabonnement se trouvant au bas de nos communications. Si vous ne voulez plus recevoir de courriels, de concours ou de sondages de marketing, vous pouvez vous désabonner en utilisant le lien de désabonnement qui figure dans les courriels que nous vous envoyons.
Pour vous désabonner de la publicité numérique en ligne, consultez notre Avis concernant l’expérience numérique et les témoins à www.qtrade.ca/fr/investor/privacy-policy.html.
Pour vous désabonner du publipostage et des communications téléphoniques de marketing, veuillez communiquer avec nous au numéro sans frais indiqué à la rubrique « Retrait de votre consentement ».
Remarque : Même si vous choisissez de ne plus recevoir de courriels de marketing, nous continuerons de vous envoyer des messages de nature opérationnelle, transactionnelle ou réglementaire, comme des relevés de compte, des confirmations d’opération et des mises à jour sur la sécurité de votre compte.
Témoins et autres données
Pour en savoir plus sur vos options relatives aux témoins et à d’autres données, veuillez consulter notre Avis concernant l’expérience numérique et les témoins à www.qtrade.ca/fr/investor/privacy-policy.html.
Retrait de votre consentement
Sous réserve des exigences légales et contractuelles, vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels. Vous n’avez pas le droit de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels exigés par les organismes de réglementation, y compris les organismes d’autoréglementation.
Si vous souhaitez retirer votre consentement, vous pouvez le faire à tout moment en appelant les numéros de téléphone sans frais indiqués ci-dessous.
Aviso : 1.855.714.3800
Qtrade : 1.877.787.2330
Portefeuilles accompagnés Qtrade : 1.844.622.4500
NEI : 1.888.809.3333
Nous vous expliquerons vos options et les conséquences du retrait de votre consentement, le cas échéant. Si vous ne consentez pas à certaines utilisations ou à la communication de vos renseignements personnels, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir certains produits et services ou des renseignements qui pourraient vous être utiles en raison de vos obligations légales, réglementaires ou contractuelles, ou notre capacité à le faire pourrait être limitée.
Nous donnerons suite à vos directives sans délai, mais il se peut que nous ne soyons pas en mesure de cesser immédiatement certaines utilisations de vos renseignements personnels.
Protection de vos renseignements personnels
Nous avons mis en place un programme de protection des renseignements personnels pour protéger ceux-ci contre la perte, le vol, l’accès, la divulgation, la reproduction, l’utilisation ou la modification non autorisés, ainsi que l’utilisation abusive. Nous avons recours à diverses mesures de sécurité pour protéger vos renseignements personnels, notamment les suivantes :
- des mesures physiques, comme l’utilisation de classeurs résistants au feu verrouillés, l’accès restreint aux bureaux et le déchiquetage des documents;
- des mesures organisationnelles, comme l’accès restreint aux fichiers et aux centres de données;
- des mesures technologiques, comme la sécurité du réseau, l’authentification forte et le chiffrement robuste des données, et la protection des mots de passe;
- une formation continue des employés sur la protection des renseignements personnels et la sécurité des données.
Nous avons établi des ententes et des mesures de contrôle avec nos fournisseurs de services tiers qui exigent qu’ils protègent les renseignements personnels que nous leur fournissons ou qu’ils recueillent en notre nom et qu’ils utilisent les renseignements personnels uniquement pour fournir le service que nous leur avons demandé de fournir.
Nous sensibilisons nos employés et autres représentants à l’importance de la confidentialité des renseignements personnels. Chacun de nos employés et représentants a la responsabilité de respecter et de protéger les renseignements personnels auxquels il a accès. Les seuls employés qui ont accès à vos renseignements personnels sont ceux qui ont besoin de les connaître, dans une mesure raisonnable, dans l’exercice de leurs fonctions.
Vous êtes responsable d’aider à protéger la sécurité de vos renseignements personnels. Par exemple, protégez et ne donnez jamais vos renseignements ou vos mots de passe associés aux services.
Accès et mise à jour de vos renseignements personnels
Vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Votre demande doit être écrite et nous fournir suffisamment de détails pour nous permettre de vous identifier ainsi que vos renseignements personnels.
Les demandes peuvent être transmises par plusieurs réseaux :
- En personne, à un bureau
- Par courriel à privacyofficer@aviso.ca
- Par courrier à l’adresse suivante :
À l’attention du chef de la protection des renseignements personnels
1111 rue Georgia Ouest, bureau 700
Vancouver (C.-B.) V6E 4T6
Nous répondrons à votre demande dans un délai de trente (30) jours. Si nous avons besoin de plus de temps pour traiter votre demande ou si nous avons besoin de renseignements supplémentaires de votre part, nous vous en informerons. Dans certains cas, il peut être inapproprié de vous fournir des renseignements qui constituent des données exclusives, qui sont protégés au titre du secret professionnel, qui compromettent la confidentialité des renseignements personnels d’une autre personne ou qui sont restreints par la loi ou dont la dissimulation est autorisée par la loi. Nous vous fournirons une explication si nous ne sommes pas en mesure de répondre à votre demande ou si nous avons besoin de plus de temps pour traiter la demande. Si vous n’êtes pas satisfait, vous pouvez communiquer avec le Commissaire à la protection de la vie privée fédéral ou provincial concerné.
Maintien de l'exactitude de vos renseignements personnels
Nous nous engageons à maintenir l’exactitude de vos renseignements personnels et à nous assurer qu’ils sont aussi complets et à jour que nécessaire aux fins indiquées. Nous ne mettons pas à jour vos renseignements personnels de façon régulière, à moins qu’un processus de mise à jour ne soit nécessaire. Nous comptons sur vous pour nous informer en temps opportun de toute modification ou correction de vos renseignements personnels. L’omission de nous aviser des modifications apportées à vos renseignements personnels peut avoir une incidence négative sur notre façon de communiquer avec vous, de vous fournir des services ou de nous acquitter de nos obligations légales et réglementaires. Si une modification ou une correction est nécessaire, veuillez fournir une mise à jour par l’intermédiaire de notre portail client en ligne ou en communiquant avec votre conseiller ou un responsable des relations avec la clientèle, au 1.877.787.2330. Si vous pouvez démontrer que vos renseignements personnels qui figurent dans nos dossiers sont inexacts ou incomplets, nous apporterons les modifications nécessaires. Le cas échéant, nous transmettrons toute modification importante touchant vos renseignements personnels aux membres de notre groupe ou aux fournisseurs de services tiers qui ont accès à vos renseignements personnels. Si nous n’acceptons pas d’apporter les modifications que vous demandez, vous pouvez contester notre décision en communiquant avec nous de la manière décrite à la rubrique « Procédure de traitement des préoccupations en matière de confidentialité » ci-dessous.
Conservation de vos renseignements personnels
Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps qu’il est raisonnablement nécessaire de le faire pour vous fournir les produits ou les services que vous avez demandés et pour satisfaire aux exigences légales et réglementaires. La durée de conservation de vos renseignements personnels peut varier en fonction du produit ou du service demandé ainsi que de la nature et de la sensibilité de ces renseignements. Cette période peut être prolongée au-delà de la fin de notre relation aussi longtemps qu’il est raisonnablement nécessaire de le faire à des fins juridiques, commerciales ou autres. Nous pouvons détruire, supprimer, effacer ou convertir vos renseignements personnels en un formulaire anonyme s’ils ne sont plus requis aux fins indiquées.
Sous réserve des exigences légales et réglementaires, si vous avez retiré votre consentement ou si nous n’avons plus de relation d’affaires avec vous, vous avez le droit de nous demander de cesser la diffusion de vos renseignements personnels ou de désindexer (dissocier ou anonymiser) vos renseignements personnels.
Confidentialité en ligne
Nous ne recueillons aucun renseignement permettant de vous identifier à votre insu lorsque vous consultez nos sites Web. Toutefois, nous recueillons des renseignements qui ne permettent pas de vous identifier, comme votre adresse IP, le type de navigateur utilisé, les pages consultées, l’heure et la date de votre visite, le site d’où vous provenez ainsi que toute publicité sur laquelle vous avez pu cliquer pour accéder à nos sites Web. Ces renseignements nous aident à comprendre l’utilisation qui est faite de nos sites Web et comment les visiteurs nous trouvent. Ils nous aident également à planifier des améliorations pour mieux répondre aux besoins des visiteurs. Ces renseignements ne peuvent d’aucune façon être utilisés pour identifier personnellement un visiteur.
On pourrait vous demander de fournir des renseignements qui nous permettront d’améliorer nos sites Web ou de répondre à des questions ou à des sondages sur nos produits et services. Votre participation est facultative. Nous recueillons des renseignements auprès de vous lorsque vous participez à un sondage en ligne, que vous vous abonnez à un bulletin ou à une liste d’envoi, que vous participez à une promotion ou à un concours en ligne ou que vous nous envoyez une demande par courriel. Si vous participez à une telle activité et fournissez votre adresse courriel, celle-ci pourrait révéler des renseignements personnels comme votre nom et l’organisation à laquelle vous appartenez. Tous les renseignements que vous fournirez demeureront confidentiels et ne seront utilisés que pour répondre à vos commentaires ou questions. Veuillez noter que les demandes par courriel peuvent ne pas être chiffrées et que d’autres personnes pourraient voir le contenu de votre message. Prenez soin de ne pas inclure de renseignements confidentiels ou personnels dans les courriels que vous nous faites parvenir.
Nous utilisons des témoins sur nos sites Web, lesquels nous aident à faire le suivi de leur utilisation et à déterminer les pages les plus populaires. Un témoin est un renseignement qui est stocké dans votre navigateur Web par un site Web en particulier. Ce site Web pourra par la suite extraire ces renseignements de votre ordinateur lorsque vous reviendrez sur le site. Les témoins ne contiennent aucun renseignement permettant de vous identifier. Veuillez consulter l’Avis concernant l’expérience numérique et les témoins d’Aviso à www.qtrade.ca/fr/investor/privacy-policy.html pour en savoir plus sur la façon de gérer vos témoins.
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Procédure de traitement des préoccupations en matière de confidentialité
Si vous estimez que la confidentialité de vos renseignements personnels a été compromise, ou si vous avez des questions au sujet de vos renseignements personnels ou de vos échanges avec nous à cet égard, nous vous invitons à communiquer avec nous. Dans la plupart des cas, vous devriez être en mesure de résoudre votre problème en discutant avec votre conseiller ou avec un représentant du Centre de service aux numéros de téléphone sans frais indiqués ci-dessous.
Aviso : 1.855.714.3800
Qtrade : 1.877.787.2330
Portefeuilles accompagnés Qtrade : 1.844.622.4500
NEI : 1.888.809.3333
S’ils ne sont pas en mesure de répondre à votre préoccupation à votre satisfaction, vous pouvez communiquer avec notre chef de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :
Patrimoine Aviso inc.
À l’attention du chef de la protection des renseignements personnels
1111, rue Georgia Ouest, bureau 700
Vancouver (C.-B.) V6E 4T6
Téléphone : 1.877.787.2330
Courriel : privacyofficer@aviso.ca
Notre chef de la protection des renseignements personnels examinera votre question ou préoccupation et s’efforcera de vous répondre dans les trente (30) jours. Si, après avoir communiqué avec notre chef de la protection des renseignements personnels, votre préoccupation n’est toujours pas résolue, vous pouvez déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada :
30, rue Victoria
Gatineau (Québec)
K1A 1H3
Sans frais : 1.800.282.1376
Téléphone : 819.994.5444
ATS : 819.994.6591
www.priv.gc.ca
Mise à jour de la présente politique
Nous pouvons mettre à jour ou modifier notre Politique de protection des renseignements personnels de temps à autre pour tenir compte des changements apportés à nos pratiques en matière de renseignements personnels ou au fil de l’évolution des pratiques et de la réglementation du secteur. Nous afficherons la Politique révisée sur notre site Web à www.qtrade.ca/fr/investor/privacy-policy.html.
Nous pouvons également vous aviser de toute modification apportée à la Politique de l’une des façons suivantes :
- par voie numérique, application mobile ou courriel;
- avis sur le site Web d’une filiale d’Aviso;
- avis par la poste.